График поставки заявок: 5 схем под ваш отдел продаж

Заявка теряет ценность быстрее, чем кажется: рабочее окно на первый звонок - 15-30 минут, а контакт, до которого дошли на следующий день, объективно хуже того же контакта через полчаса. Поэтому график поставки решает больше, чем объём: 20 заявок, разложенные на две недели, дают отделу продаж больше, чем те же 20 штук, свалившиеся в пятницу вечером.

Наши пакеты - минимум 20 заявок: от 1 500 ₽ через автоответчик и от 2 500 ₽ через оператора. Ниже пять схем, как этот объём распределить, и что из этого выбрать под ваш отдел продаж.

I. Почему график важнее объёма

Механика простая. Человек, подтвердивший интерес роботу и оператору, в ближайшие часы обзванивает ещё двух-трёх подрядчиков. Кто перезвонил первым, тот и разговаривает предметно, остальные слышат «я уже договорился». Поэтому весь смысл графика - удержать время первого звонка в пределах получаса при любом объёме потока.

II. Сколько заявок тянет один менеджер

Ориентир для расчёта: один менеджер, у которого нет других задач, качественно обрабатывает обычно 10-15 новых контактов в день - с первым звонком, повторными попытками и отметкой в CRM. Если он параллельно ведёт текущие сделки и выезжает на замеры, цифра падает примерно вдвое.

• Один менеджер только на входящем потоке - обычно 10-15 новых контактов в день.
• Менеджер с текущими сделками и выездами - обычно 5-8 новых контактов в день.
• На каждый контакт закладывайте 3 попытки дозвона за сутки, а не одну.
• Учитывайте выходные: пятничный поток в понедельник уже не тот.
• Отпуск или больничный одного человека в отделе из двух - это минус половина мощности, график нужно ставить на паузу.

III. Пять схем поставки

1. Равномерно по дням. Фиксированный лимит в день - например, 4 заявки. Самая предсказуемая схема, подходит почти всем, кто только начинает покупать заявки.

2. Пачками. Весь пакет приходит за 2-3 дня. Имеет смысл, когда отдел продаж большой и простаивает, либо когда нужно быстро протестировать канал и сделать выводы за неделю.

3. По сменам. Поток идёт только в часы работы конкретных менеджеров, например с 9:00 до 18:00 по будням. Всё, что вне окна, переносится на следующий рабочий день, а не падает ночью в пустоту.

4. Под фактическую нагрузку. Объём в день зависит от того, сколько контактов прошлого дня обработано. Отдел не успел - поток автоматически сбавляется. Требует дисциплины с отметками в CRM, зато почти исключает перегруз.

5. С паузами. Поставка идёт неделю, потом пауза на неделю, чтобы отдел довёл до сделок то, что уже есть. Подходит нишам с длинным циклом - проектные работы, оборудование, строительство.

IV. Сравнение схем

V. Как выбрать свою

Считайте от мощности отдела, а не от желаемого объёма. Возьмите число менеджеров, умножьте на реальную дневную норму с учётом их текущей загрузки, вычтите 20% на срывы - получите дневной лимит. Если по этой формуле выходит 4 заявки в день, пакет из 20 штук - это 5 рабочих дней, и просить поставить его за два не нужно.

Отдельно разберите три ситуации, которые ломают любой график. Первая: в отделе один человек и он уезжает на замеры до обеда - тогда поток логично сдвинуть на вторую половину дня, иначе утренние контакты будут лежать по 4-5 часов. Вторая: сезон, когда спрос в нише растёт и отдел и так завален своими обращениями - в такие недели дневной лимит стоит уменьшить вдвое, а не увеличивать. Третья: новый менеджер на испытательном сроке - первые две недели ему разумно давать обычно 3-5 контактов в день, чтобы он успевал разбирать записи разговоров с руководителем.

Ещё одна вилка - география. Если вы работаете по нескольким городам в разных часовых поясах, единый график превращается в ночные звонки. Проще развести поток по регионам: контакты из каждого города приходят в его рабочие часы. Это увеличивает срок выборки пакета обычно на 2-3 дня, зато убирает главную причину раздражения - звонок в 7 утра по местному времени.

VI. Что зафиксировать в договоре

1. Дневной лимит и допустимое отклонение - поток неровный по природе, жёсткие «ровно 4 в день» невыполнимы.
2. Часы передачи: с какого и по какое время контакты падают к вам.
3. Канал передачи и дублирующий способ на случай сбоя интеграции.
4. Право поставить поставку на паузу и срок предупреждения - обычно 1 рабочий день.
5. Окно на спор по заявке - обычно 48 часов - и закрытый перечень оснований для замены.
6. Что происходит с остатком пакета, если вы поставили паузу надолго.

Пункт про паузу недооценивают, а он важнее многих. Отпуск менеджера, ремонт офиса, сезонный завал - нормальные ситуации, и возможность остановить поток на неделю без штрафа экономит и деньги, и нервы. Наши правила замены при этом не меняются: заменяем дубль, нерабочий номер, чужой регион, не ту услугу, конкурента и соискателя; не заменяем, если человек подошёл, но сделка не сложилась.

VII. Деньги: как это выглядит в пакете

Считаем на наших ценах, без обещаний по сделкам. Пакет из 20 заявок через автоответчик - от 30 000 ₽, через оператора - от 50 000 ₽. При равномерной схеме по 4 в день это примерно 5 рабочих дней работы отдела, при поставке пачкой - 2-3 дня плотной нагрузки. Если вы предпочитаете работать с сырыми контактами сами, 500 номеров со звонком оператора обойдутся в 34 000 ₽ при цене от 34 ₽ за номер и от 34 ₽ за звонок.

Какая доля контактов дойдёт до сделки, зависит от вашей цены, скорости ответа и разговора менеджера - это допущение, а не обещание, и считать окупаемость заранее мы не беремся. Разобраться, что именно считать целевым контактом, помогает материал про валидную заявку, а сама модель работы описана на странице лидов с оплатой за результат.

Нужен поток, который отдел продаж реально переварит?

Посчитаем мощность вашего отдела и разложим пакет по дням так, чтобы первый звонок уходил в пределах получаса.

Получить расчёт заявок →

Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку данных для ответа на заявку.

Частые вопросы