Учёт материалов на объекте: как не потерять маржу на потерях и перерасходе

Подрядчик почти всегда знает, сколько он дал скидки. И почти никогда не знает, сколько он потерял на материалах. Скидку видно в договоре, из-за неё спорят с заказчиком. Перерасход не обсуждает никто: мешки заканчиваются раньше, плитку докупают «ещё пару коробок», кабель уходит на соседний объект. В отчёте это выглядит как обычные закупки, и только на закрытии выясняется, что прибыли меньше, чем планировали.

Учёт материалов на объекте нужен не ради бюрократии, а ради одной операции: сравнить смету с фактом по каждой позиции и увидеть, где именно ушли деньги. Ниже разбор, как это устроить без внедрения сложных систем, и числовой пример, который показывает масштаб проблемы.

Как перерасход съедает маржу

Скидка режет выручку один раз и в известном размере. Перерасход материалов режет себестоимость постоянно и в неизвестном размере, потому что вы узнаёте о нём постфактум. При марже 12–15% на объекте достаточно уйти на 15% выше сметы по материалам, чтобы прибыль сократилась больше чем вдвое.

Материалы обычно составляют 45–55% сметы, а прибыль 10–15%. Значит, каждый процент перерасхода по материалам съедает примерно 4–5% прибыли. Скидка в 5% воспринимается как болезненная уступка, а тихий перерасход того же размера проходит незамеченным. Подробнее про структуру себестоимости мы разбирали в материале про маржу в строительстве.

Увидеть перерасход можно только в одном разрезе: позиция сметы против позиции факта. Общая сумма «потратили на материалы 1,38 млн» ничего не говорит. А строка «плитка и клей: смета 340 000, факт 391 000» уже указывает на конкретную бригаду, неделю и причину.

Нормальные потери и перерасход

Потери есть всегда. Вопрос в том, заложены ли они в смету заранее. Ориентиры, от которых можно отталкиваться при расчёте закупки:

• Плитка, керамогранит: 7–10% на подрезку, при укладке по диагонали и крупном формате до 12–15%.
• Ламинат, паркетная доска: 5–7%, при диагональной раскладке до 10%.
• Обои: 10–15% в зависимости от раппорта рисунка.
• Штукатурка, шпаклёвка, стяжка: 3–5% плюс поправка на кривизну основания, которую нужно измерять до сметы, а не после.
• Гипсокартон и профиль: 8–12% на обрезки и подгонку.
• Кабель: 3–5% на подрезку и запас в щите.
• Краска, грунт: около 5%, но сильно зависит от впитываемости основания.

Всё, что сверх этих величин, – уже перерасход, и у него всего четыре причины: ошибка в замере, брак и переделка, порча при хранении, увод материала. Первые две устраняются технологией, вторые две – учётом. Смешивать их в одну строку «потери» нельзя: пока причина не названа, решения не будет.

Простая схема учёта

Не нужна ERP. Нужны пять документов и один ответственный на объекте. Схема работает в таблице и мессенджере, если её не нарушать.

1. Заявка на материал. Прораб пишет позицию, количество и работу, под которую берётся материал. Заявка «плитка 40 м² под санузел на 3 этаже», а не «плитка».
2. Сверка со сметой. Снабженец сравнивает заявку с лимитом по смете. Превышение согласуется отдельно и письменно, с указанием причины.
3. Накладная на объект. Приёмку подписывает конкретный человек. С этой минуты материал числится за объектом и за ним лично.
4. Отчёт по факту. В конце этапа – сколько израсходовано, сколько осталось, сколько ушло в брак. Строкой, а не общим итогом.
5. Фотофиксация остатков. Фото склада на объекте по пятницам с одной точки съёмки. Это дешевле любой инвентаризации и снимает 80% споров.

Ключевое правило: материал без заявки не выдаётся, а заявка без остатка по факту не закрывается. Как только цепочка рвётся в одном месте, весь учёт превращается в набор бумажек.

Материалы заказчика как риск

Когда заказчик закупает сам, подрядчик расслабляется: не мои деньги. Это ошибка. Не хватило плитки из-за подрезки – объяснять придётся вам, и звучать это будет как ваш просчёт. Срыв сроков из-за недопоставки ложится на график вашей бригады, а простой вы оплачиваете сами.

Что делать: выдавайте заказчику расчёт закупки письменно, с процентом на потери по каждой позиции, и фиксируйте приёмку его материала актом с количеством и состоянием. Всё, что пришло с боем, недостачей или другой партией по тону, отмечается в день приёмки. Хранение чужого материала тоже описывайте: где лежит, кто отвечает, что происходит при порче.

Признаки, что материал уходит

Обвинять без данных нельзя, а вот проверять по косвенным признакам можно и нужно:

• Перерасход растёт только по ликвидным позициям: кабель, крепёж, смеси, инструмент. По неликвиду отклонений нет.
• Заявки идут ровными «круглыми» объёмами и всегда чуть больше расчёта.
• Остаток на фото в пятницу не совпадает с остатком в понедельник, а работ в выходные не было.
• Одна бригада стабильно даёт отклонение выше других на схожих работах.
• Приёмку накладных подписывает то один человек, то другой, подписи неразборчивы.

Проверять это стоит процедурой, а не разговором: внезапный пересчёт одной позиции, сверка накладных перевозчика с датами выдачи, контроль вывоза. Тогда разговор идёт о цифре, а не о человеке: это снимает конфликт и закрывает канал.

Оплата бригаде и факт расхода

Пока бригада получает деньги только за объём работ, расход материала её не касается. Простое решение: в договоре с бригадой прописывается норма расхода по ключевым позициям и порядок удержания при превышении сверх нормы по вине исполнителя. Не карательный, а зеркальный: превысил – возмещаешь по закупочной цене; уложился с экономией без потери качества – часть экономии остаётся бригаде.

Второй рычаг – закрытие этапа. Акт этапа подписывается только вместе с отчётом по материалу и фото остатков. Это одна строка в регламенте, но она меняет поведение: считать начинают до того, как заказали, а не после того, как потратили.

Закупка через один канал

Когда закупка размазана по трём прорабам и пяти поставщикам, вы теряете дважды: на цене и на контроле. Переходить на один канал имеет смысл, когда суммарный объём закупки по однотипным позициям даёт скидку за объём хотя бы 5–7%, а это обычно от 800 000 ₽ в месяц по одной группе товаров.

Единый канал даёт одну цену вместо трёх разных, отсрочку платежа, возврат неиспользованного и единую накладную под сверку. Теряете скорость реакции на мелочь, поэтому мелкий расходник разумно оставить на локальной закупке с лимитом. Как выстроить процесс, мы разбирали в материале про закупки и снабжение в услугах.

Остатки между объектами

Классическая утечка: объект закрыли, остатки увезли «на базу», через месяц на новом объекте купили то же самое. Чтобы этого не было, нужен один реестр остатков: позиция, количество, где лежит, с какого объекта, дата. Достаточно общей таблицы, доступной снабженцу и прорабам.

Правило перед закупкой: сначала смотрим реестр, потом заказываем. Всё, что лежит дольше трёх месяцев и не подходит ни под один текущий объект, продаётся или списывается решением – иначе склад превращается в кладбище денег, где никто ничего не находит. Материалы с ограниченным сроком хранения (смеси, клеи, герметики) в реестре помечаются датой производства, иначе экономия обернётся переделкой.

Пример: смета против факта

Объект: отделка помещения, договор 2 400 000 ₽. В смете материалы 1 200 000 ₽ (нормальные потери уже заложены), работы бригаде 700 000 ₽, логистика и накладные 200 000 ₽. Плановая себестоимость 2 100 000 ₽, плановая прибыль 300 000 ₽, маржа 12,5%.

Перерасход составил 180 000 ₽, или 15% от сметы материалов. Фактическая себестоимость выросла до 2 280 000 ₽, прибыль упала с 300 000 ₽ до 120 000 ₽, маржа – с 12,5% до 5%. То есть прибыль сократилась на 60% при полностью выполненных работах и довольном заказчике.

Для сравнения: скидка 7% в договоре стоила бы 168 000 ₽ – меньше, чем этот незаметный перерасход. А чтобы компенсировать потерянные 180 000 ₽ при плановой марже 12,5%, компании нужно продать и отработать ещё 1 440 000 ₽ договоров, то есть больше половины такого же объекта.

Что сделать на этой неделе

1. Возьмите один закрытый объект и разнесите факт закупки по позициям сметы. Найдите три строки с наибольшим отклонением.
2. Пропишите нормы потерь по вашим ключевым видам работ и вложите их в шаблон сметы.
3. Запустите цепочку «заявка – накладная – отчёт – фото остатков» хотя бы на одном объекте.
4. Заведите общий реестр остатков и сделайте правило: закупка только после проверки реестра.
5. Внесите в договор с бригадой пункт о норме расхода и порядке возмещения превышения.

Учёт возвращает маржу, но не приносит новые объекты. Вторая половина задачи – загрузка. Мы в N3MIROFF занимаемся генерацией целевых клиентов для подрядчиков: даём не трафик и клики, а готовые заявки от людей, которые прямо сейчас выбирают исполнителя, работаем по модели оплаты за результат и строим перехват клиентов конкурентов в момент выбора через Яндекс.Директ и РСЯ, карты и 2ГИС, VK Рекламу и ретаргетинг, с коллтрекингом и сквозной аналитикой. Пришлите вашу воронку и средний чек объекта – посчитаем экономику заявки и договора под ваш регион.

Посчитаем, сколько стоит заявка в вашей нише

Оставьте контакт и профиль работ: покажем реальную стоимость заявки и договора для подрядчика в вашем регионе.

Получить расчёт заявок →

Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных.

Частые вопросы