IС чего начать: цель вечера и бриф
Новогодний корпоратив начинается не с площадки, а с ответа на вопрос: зачем компания собирает людей. Подвести итоги года, поблагодарить сотрудников, познакомить новые отделы, отметить крупную сделку - от цели зависят формат, программа и бюджет.
Короткий бриф экономит недели переписки. В нём достаточно шести пунктов:
- число гостей и состав: только сотрудники или с партнёрами;
- желаемые даты и запасные варианты;
- город и допустимое время в дороге до площадки;
- бюджет или его вилка;
- формат: банкет, фуршет, вечеринка, выезд;
- что точно нужно: награждение, выступление руководителя, шоу.
Если бюджет пока не утверждён, назовите вилку. Смету проще собрать от суммы, чем подгонять готовую программу под лимит.
IIПлан подготовки по неделям
Декабрь - самый загруженный месяц для площадок, ведущих и артистов. Лучшие пятницы разбирают заранее, поэтому ориентируйтесь на такой график:
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| Сентябрь - начало октября | Бриф, бюджет, выбор даты, бронирование площадки |
| Октябрь | Концепция и тема вечера, ведущий, артисты, договор |
| Ноябрь | Программа по минутам, меню, декор, фотозона, приглашения |
| За 2 недели | Финальное число гостей, рассадка, трансфер, репетиция тайминга |
| День мероприятия | Монтаж, саундчек, координаторы на площадке, съёмка |
Если сроки уже поджимают, это не приговор. Корпоратив Colvir на 100 гостей мы собрали под ключ за неделю, но в сжатые сроки выбор площадок и артистов всегда уже.
IIIПлощадка: как выбрать и когда бронировать
Площадку выбирают под формат и число гостей, а не наоборот. Проверьте до бронирования:
- вместимость именно в вашем формате: банкет и фуршет дают разную цифру;
- есть ли сцена, звук, свет и экран или их придётся завозить;
- до которого часа можно работать и есть ли ограничения по громкости;
- транспортную доступность и парковку;
- что входит в аренду, а что оплачивается отдельно.
Даты в первой половине декабря и будние дни обычно доступнее, чем последние пятницы перед праздниками. Ещё один рабочий вариант - провести вечер в январе, когда площадки свободнее.
