IЧем корпоратив на 300 человек отличается от вечера на 100
Новогодний корпоратив на 300 человек и больше проводят в банкетном комплексе или на площадке-трансформере. Нужны полноценная сцена по техрайдеру, регистрация в несколько потоков, навигация, охрана и штаб координаторов, где у каждого своя зона. Праздник такого размера планируют за 4-6 месяцев.
Главное отличие от корпоратива на 100 человек - никто больше не видит весь зал целиком. Если в одной зоне что-то пошло не так, остальные узнают об этом не сразу, поэтому вечером управляют из штаба по заранее расписанным сценариям. Что появляется только на этом масштабе:
- схема потоков: вход, гардероб, бар, туалеты и выход считают по пропускной способности;
- согласование безопасности с площадкой: списки, охрана, эвакуационные выходы;
- параллельные активности, чтобы гости не ждали одного номера на сцене;
- подача еды по графику программы, а не по готовности кухни;
- окна монтажа: заезд техники, ночная работа, демонтаж сразу после финала.
IIПлощадки для корпоратива на 300 гостей
Площадок, которые принимают 300 человек в банкетной рассадке со сценой и танцполом, в любом городе заметно меньше, чем залов на 50-100 гостей. Выбор обычно сводится к четырём типам:
| Тип площадки | Плюсы | Что проверить |
|---|---|---|
| Банкетный комплекс | Своя кухня и сервис на большой поток, несколько залов | Нет ли в соседнем зале чужого праздника и общего входа |
| Площадка-трансформер | Свободная планировка под сцену и зоны | Кейтеринг, мебель, техника и электричество завозятся отдельно |
| Концертный или выставочный зал | Высокие потолки, подвес для света, большая сцена | Акустика, отопление зимой, окна для монтажа |
| Загородный комплекс | Всё на одной территории, можно с ночёвкой | Трансфер и размещение для сотен гостей |
Вместимость сверяйте в вашей рассадке вместе со сценой, баром, танцполом и зонами активностей. Отдельно спросите про электрическую мощность: большая сцена, свет и кухня кейтеринга могут потребовать больше, чем даёт сеть зала, и тогда нужен генератор. Типы площадок в Москве подробно сравниваем в статье где провести новогодний корпоратив.
IIIТехрайдер и сцена для большого зала
Техрайдер - документ, где расписано оборудование, электричество и люди для сцены. Его собирают из требований ведущего, артистов и видеоконтента и согласуют с площадкой до подписания договора. Для 300 гостей в нём обычно есть:
- сцена с подвесом для света и экран, который видно с последнего стола;
- дополнительные экраны, если зал длинный или с колоннами;
- звук, распределённый по залу, чтобы у сцены не оглушало, а в конце было слышно;
- отдельные операторы на звук, свет и видео;
- репетиция с ведущим и артистами в день мероприятия, а не только саундчек.
Попросите у подрядчика по технике план монтажа по часам. Если сцена и свет готовы меньше чем за 2 часа до сбора гостей, репетиция будет скомкана, а первые выходы на сцену пройдут вслепую.
IVРегистрация и навигация для 300 гостей
Один бумажный список на 300 человек у одной стойки - это очередь на холоде у входа. Регистрацию разворачивают в несколько потоков:
- 3-4 стойки, разделённые по алфавиту или по QR-коду из приглашения;
- бейджи или браслеты, если на площадку проходят строго по спискам;
- навигационные стенды: гардероб, зал, зоны, туалеты, выход к трансферу;
- план рассадки на экране у входа и номера столов, заметные издалека;
- отдельная стойка для гостей не из списка, чтобы не задерживать общий поток.
Время сбора растягивайте на 60-90 минут. Гардероб считайте отдельно: если сотни курток принимает пара человек, в конце вечера очередь за одеждой растянется надолго и испортит финал.
Если гости едут автобусами, рейсы разносят на 15-20 минут, чтобы у стоек не оказалось сразу половины зала. Для развоза у выхода ставят таблички с маршрутами и заранее сообщают гостям время отправления каждой волны.
VБезопасность на крупном корпоративе
Чем больше гостей, тем выше ответственность организатора. Что обсудить с площадкой и подрядчиками заранее:
- охрана: сколько человек, где стоят, кто сверяет списки на входе;
- эвакуационные выходы, которые не загорожены сценой, декором и столами;
- медик на площадке на всё время мероприятия;
- что разрешено по пиротехнике, тяжёлому дыму и конструкциям декора;
- время закрытия бара, вода на столах и трансфер для тех, кому не стоит садиться за руль;
- договор, где прописано, кто отвечает за безопасность гостей и сохранность имущества.
Пройдите маршрут гостя с планом площадки в руках: от парковки до стола, от стола до гардероба и туалета. Узкие места видны сразу: лестница, где встречаются два потока, или дверь гардероба на пути к бару.
