Подрядчику выдают именные учётные записи с минимально достаточными правами, которые вы можете отозвать самостоятельно за 1-2 дня. Права владельца - на домене, хостинге, счётчиках, рекламных кабинетах и в CMS - остаются у заказчика всегда. Простая проверка: если для отключения подрядчика вам нужно его участие или письмо в поддержку сервиса, доступы оформлены неправильно и при конфликте это обойдётся в недели переписки.
I. Короткий ответ: главный принцип
Работа с подрядчиком - это всегда временные отношения, даже если они длятся пять лет. Схема доступов должна изначально предполагать расставание: аккуратное, за один рабочий день, без переговоров. Это не про недоверие, а про нормальную гигиену: у исполнителя может смениться сотрудник, произойти утечка или банально закрыться юрлицо.
- Владение - у вас. Аккаунты создаются на вашу корпоративную почту, а не на почту агентства.
- Доступ - именной. У каждого сотрудника подрядчика своя учётная запись, чтобы было видно, кто что менял.
- Права - минимальные. Ровно те, что нужны для задачи, и не выше.
- Отзыв - односторонний. Вы отключаете доступ сами, без участия исполнителя.
- Всё зафиксировано письменно - список выданных доступов ведётся в отдельном документе.
II. 8 правил передачи доступов
- Корпоративная почта на своём домене для всех сервисных аккаунтов. Не личная почта сотрудника, который может уволиться, и не почта подрядчика.
- Никаких общих логинов. Один пароль на всех означает, что при уходе одного человека надо менять доступы всем и вы не знаете, кто внёс правку.
- Двухфакторная аутентификация на владельческих аккаунтах, привязанная к вашему телефону, а не к телефону подрядчика.
- Передача паролей через менеджер паролей или сервис одноразовых ссылок, а не в переписке мессенджера, где они хранятся годами.
- Реестр доступов. Таблица: сервис, кому выдан, уровень прав, дата выдачи, дата планового пересмотра. Без неё через год вы не вспомните, у кого что осталось.
- Пересмотр раз в квартал. Удаляйте учётные записи людей, которые уже не работают над проектом.
- Тестовый контур, где возможно. Правки шаблонов и интеграций сначала на копии, потом на боевом сайте.
- Пункт в договоре о конфиденциальности и возврате данных - что подрядчик не передаёт доступы третьим лицам и удаляет копии данных при расторжении.
Отдельно оговорите доступ к CRM и клиентской базе. Подрядчику по заявкам он обычно нужен только для сверки статусов, и для этого достаточно ограниченной роли без права выгружать контакты целиком. Если проверка результата требует доступа к персональным данным клиентов, безопаснее сверяться по обезличенным идентификаторам сделок.
III. Какой уровень доступа к чему выдавать
| Сервис | Ваш уровень | Уровень подрядчика | Отзыв |
|---|---|---|---|
| Регистратор домена | Администратор | Не выдаётся | - |
| Хостинг, панель управления | Владелец | Отдельный технический пользователь | 1 клик |
| CMS сайта | Администратор | Редактор или ограниченный админ | 1 клик |
| Панель вебмастера | Владелец | Пользователь с правом просмотра | 1 клик |
| Счётчик аналитики | Владелец, счётчик на вашей почте | Гостевой доступ | 1 клик |
| Рекламный кабинет | Владелец | Доступ представителя или агентства | 1-2 дня |
| CRM | Администратор | Роль без выгрузки контактов | 1 клик |
| Телефония и записи звонков | Владелец | Прослушивание без выгрузки базы | 1 клик |
| Корпоративные соцсети и карточки компании | Владелец | Редактор | 1 клик |
Отдельная строка - карточки компании на картах и отзовиках. Их часто отдают подрядчику полностью, а потом обнаруживают, что владельцем карточки числится агентство. Это тот же риск, что и с доменом, только с дополнительной сложностью: восстановление прав на карточку требует подтверждения и занимает недели. Если работа касается репутации, стоит заранее посмотреть материал про удаление отзывов: там разобрано, какие действия с карточкой требуют именно прав владельца.
IV. Что не передают никогда
Есть короткий список того, что не выдаётся подрядчику ни при каких обстоятельствах, даже на время и даже проверенному партнёру. Просьба о таком доступе - сама по себе достаточный повод для отказа.
- Доступы к банковским сервисам и платёжным системам. Рекламный бюджет пополняется с вашей стороны или по счёту, а не картой в кабинете подрядчика.
- Пароли от корпоративной почты владельца. Через восстановление пароля почта открывает доступ ко всем остальным сервисам.
- Права владельца на домене. Технические работы делаются через DNS-записи, а не через передачу администрирования.
- Полная выгрузка клиентской базы без обоснования и без письменного соглашения о защите персональных данных.
- Доступ к бухгалтерским и кадровым системам. Никакая маркетинговая задача этого не требует.
- Права владельца на карточках компании на картах и площадках отзывов.
- Учётные записи руководителя в любых сервисах - только отдельные технические пользователи.
V. Отзыв доступов после расторжения
Отзыв делается в течение 1-2 дней после последнего рабочего дня подрядчика, и делать это нужно по списку, а не по памяти.
- Выгрузите данные до отзыва. Отчёты, ядро, ссылочный список, статистику, записи звонков - всё, что нужно преемнику.
- Удалите пользователей подрядчика во всех сервисах из вашего реестра доступов.
- Смените пароли на владельческих аккаунтах, даже если подрядчику их не давали: пароли могли попасть в переписку.
- Проверьте DNS и почтовые записи - не осталось ли пересылок и лишних записей.
- Проверьте интеграции и вебхуки - формы, передачи заявок, автоматизации, настроенные на сторонние сервисы.
- Проверьте приложения с доступом к аккаунтам: сторонние сервисы, которым однажды разрешили подключение, доступ сохраняют.
- Смените технические учётные записи - FTP, доступ к базе данных, ключи API.
- Запросите письменное подтверждение удаления копий ваших данных на стороне подрядчика.
Отдельно проверьте, куда уходят заявки с сайта. Формы нередко настроены на почту или CRM подрядчика, и после расторжения часть обращений просто перестаёт доходить. Это самый неприятный сценарий: сайт работает, реклама идёт, а заявок нет, и обнаруживается это через неделю.
VI. Когда это нужно именно вам
Разобраться с доступами стоит в трёх случаях: перед стартом работы с новым подрядчиком, перед сменой действующего и просто раз в год как плановую ревизию. Самый удачный момент - именно старт: на этом этапе никто ни на кого не обижен, и все просьбы выглядят как обычная процедура, а не как проявление недоверия.
Если вы работаете с подрядчиком по заявкам, объём доступов обычно минимальный: приём обращений в вашу CRM или на вашу почту, метка источника, ограниченная роль для сверки статусов. При модели лидов с оплатой за результат исполнителю не нужны ни рекламные кабинеты, ни доступ к сайту: он приводит обращения на своей стороне, а вы принимаете их у себя. Это заметно снижает риски по сравнению с моделью, где подрядчик ведёт кампании на ваших аккаунтах.
И последнее: сверять результат всё равно придётся, поэтому заранее договоритесь, какие данные и в каком виде вы показываете подрядчику для разбора спорных обращений. Обычно достаточно телефона, даты и причины отказа - без выгрузки всей карточки клиента. Подробнее о том, какие данные нужны для честного разбора, - в материале про оценку качества лидов.
VII. Короткий итог
Правильная схема доступов строится на пяти принципах: владение у заказчика, именные учётные записи, минимальные права, односторонний отзыв и письменный реестр. Домен, хостинг, счётчики, кабинеты и карточки компании оформляются на вашу корпоративную почту с двухфакторной аутентификацией на вашем телефоне. Банковские сервисы, почта владельца, полная клиентская база и права владельца на карточках не передаются никогда. После расторжения доступы отзываются за 1-2 дня по списку, и первым делом проверяется, куда уходят заявки с сайта.
Хотите работать с подрядчиком без риска для своих активов?
Приводим обращения на своей стороне - вам не нужно отдавать доступы к сайту и рекламным кабинетам.
Частые вопросы
Какие доступы обычно нужны подрядчику по заявкам?
Обычно хватает 3 позиций: канал приёма обращений в вашу CRM или на почту, метка источника и ограниченная роль для сверки статусов. Рекламные кабинеты и доступ к сайту при модели оплаты за результат ему не нужны.
На чью почту регистрировать аккаунты сервисов?
На корпоративную почту компании на своём домене, а не на личную почту сотрудника и не на почту подрядчика. Двухфакторную аутентификацию привязывайте к телефону вашего сотрудника.
За какой срок нужно отозвать доступы после расторжения?
За 1-2 дня после последнего рабочего дня подрядчика, обязательно по письменному списку. Перед отзывом выгрузите все данные, которые понадобятся следующему исполнителю.
Что делать, если подрядчик просит доступ к клиентской базе?
Уточнить задачу. Для сверки спорных обращений достаточно телефона, даты и причины отказа. Полная выгрузка базы допустима только при письменном соглашении о защите персональных данных и понятном обосновании.
Что проверить в первую очередь после ухода подрядчика?
Куда уходят заявки с сайта. Формы часто настроены на почту или CRM исполнителя, и после расторжения обращения перестают доходить - причём заметно это становится через несколько дней.
Обсудим прозрачную схему без лишних доступов
Оставьте заявку - расскажем, как устроен приём обращений и какие данные нужны для разбора спорных заявок.
Получить целевые заявки → Telegram