Бухгалтерия в малом бизнесе почти всегда есть, а понимания финансов почти никогда. Причина простая: бухгалтерская отчётность собирается для государства и по его правилам. Она отвечает на вопрос, правильно ли посчитаны налоги, и не отвечает на вопрос, зарабатывает ли компания и доживёт ли она до конца квартала.
Собственнику нужен свой контур цифр: три отчёта, обычная таблица, пара часов в месяц. Ниже — что это за отчёты и почему без них рост оборота часто заканчивается пустым счётом.
Деньги на счету — это не прибыль
Остаток на расчётном счёте — самая обманчивая цифра в бизнесе. Она смешивает в одну кучу минимум пять разных вещей: заработанные деньги, авансы клиентов за ещё не сделанную работу, деньги поставщиков, которым вы просто ещё не заплатили, невыплаченные налоги и заёмные средства. Из этой суммы собственнику принадлежит далеко не всё, а иногда не принадлежит почти ничего.
Отсюда две ошибки. Первая: на счету густо, значит можно брать дивиденды и покупать оборудование. Через месяц приходят налоги и сроки по проектам, и компания влетает в кассовый разрыв. Вторая: на счету пусто, значит надо резать рекламу. А компания прибыльна, просто деньги лежат в дебиторке и на складе.
Управленческий учёт — это способ развести эти сущности по разным строкам, чтобы решения принимались не по ощущению «вроде денег хватает».
Три отчёта и их вопросы
Каждый отчёт отвечает ровно на один вопрос. Пытаться закрыть все вопросы одним документом бессмысленно: именно поэтому их три, а не один.
Отчёт о прибылях и убытках: зарабатываем ли мы
Здесь события учитываются по факту исполнения, а не оплаты. Выручка попадает в месяц, когда работа сдана или товар отгружен. Расход — в месяц, к которому он относится: материалы, когда они ушли в проект, аренда — за месяц пользования помещением. Отчёт делится на три уровня: выручка минус переменные расходы даёт маржинальную прибыль, минус постоянные — операционную, минус налоги и проценты — чистую.
Движение денег: хватит ли нам в этом месяце
Это кассовый отчёт: поступило, потрачено, остаток. Никакой философии, только календарь платежей. Его ценность не в прошлом, а в будущем: платёжный календарь на 4–8 недель вперёд показывает провал за две недели до того, как он случится, и разрыв закрывается переговорами об отсрочке, а не срочным дорогим займом.
Упрощённый баланс: чем владеем и кому должны
Самый игнорируемый и самый честный отчёт. Слева — деньги, дебиторка, склад, оборудование. Справа — долги поставщикам, кредиты, налоги и неотработанные авансы клиентов. Разница — то, что реально принадлежит собственнику. Компания может годами показывать прибыль и при этом проедать капитал, если долги растут быстрее активов. Видно это только в балансе, достаточно раз в квартал.
Что смотреть и как часто
Регулярность важнее точности. Отчёт с погрешностью в 3%, собранный пятого числа, полезнее идеального, собранного в конце следующего квартала.
| Отчёт | На какой вопрос отвечает | Как часто смотреть | Типичная ошибка |
|---|---|---|---|
| Прибыли и убытки | Зарабатываем ли мы и на чём именно | Раз в месяц, до 5-го числа | Записывать выручку по дате поступления денег |
| Движение денег | Хватит ли денег на ближайшие недели | Еженедельно, план на 4–8 недель | Считать остаток на счёте своей прибылью |
| Упрощённый баланс | Чем владеем и кому должны | Раз в квартал | Не заводить вовсе, пока не станет поздно |
Прибыль есть, денег нет
Возьмём подрядную компанию. Средний договор — 60 000 ₽, маржинальность 60%. За месяц закрыто 20 договоров, выручка 1 200 000 ₽. Переменные расходы (материалы) — 480 000 ₽. Постоянные: фонд оплаты труда 300 000 ₽, аренда 60 000 ₽, прочее 40 000 ₽, реклама 120 000 ₽. Итого расходов 1 000 000 ₽, прибыль 200 000 ₽.
Теперь касса того же месяца. Половина клиентов работает с отсрочкой, поэтому поступило только 700 000 ₽, оставшиеся 500 000 ₽ придут в следующем месяце. Заплатить пришлось всё: 1 000 000 ₽. Денежный поток — минус 300 000 ₽. Прибыль есть, счёт худеет.
Следующий месяц зеркальный. Приходят 500 000 ₽ старого долга и 900 000 ₽ авансов по будущим проектам, всего 1 400 000 ₽ поступлений. Оплачено 1 050 000 ₽ (в том числе 150 000 ₽ предоплаты поставщику за работы будущего месяца). Поток плюс 350 000 ₽. А закрыто работ всего на 800 000 ₽ при расходах месяца 900 000 ₽ — то есть убыток 100 000 ₽.
| Показатель | Месяц 1 | Месяц 2 |
|---|---|---|
| Выручка по закрытым работам | 1 200 000 ₽ | 800 000 ₽ |
| Расходы месяца | 1 000 000 ₽ | 900 000 ₽ |
| Прибыль | +200 000 ₽ | −100 000 ₽ |
| Поступило денег | 700 000 ₽ | 1 400 000 ₽ |
| Оплачено | 1 000 000 ₽ | 1 050 000 ₽ |
| Денежный поток | −300 000 ₽ | +350 000 ₽ |
Два месяца подряд остаток на счёте вводит собственника в заблуждение — сначала в минус, потом в плюс, и оба раза мимо реального результата. За два месяца бизнес заработал 100 000 ₽ прибыли и накопил 50 000 ₽ денег, но при этом должен клиентам работ на 750 000 ₽. Это и есть ответ на вопрос, как считать прибыль бизнеса: не по счёту, а по закрытым обязательствам.
Пять цифр на каждую неделю
Ежемесячные отчёты — база, но управлять по ним поздно. Раз в неделю, в один и тот же день, собственнику достаточно пяти строк.
- Деньги. Остаток на всех счетах и в кассе на сегодня, одной суммой.
- Нам должны. Дебиторка с датами: сколько придёт на этой неделе, сколько просрочено.
- Мы должны. Поставщики, налоги, кредиты, неотработанные авансы — обязательные платежи ближайших 30 дней.
- Выручка нарастающим итогом. Сколько закрыто с начала месяца и сколько осталось до плана.
- Стоимость клиента. Расходы на привлечение за неделю, число заявок и число договоров.
Зарплата собственника и личные деньги
Пока личная карта и карта бизнеса — одно и то же, учёт невозможен в принципе. Первое действие: развести потоки. Все поступления идут на счёт компании, личные траты делаются только после перевода себе, и перевод этот классифицируется — либо зарплата за работу, либо дивиденды из прибыли.
Второе действие: поставить себе рыночную зарплату и включить её в расходы. Если вы ведёте продажи и производство, посчитайте, во сколько обошлись бы наёмные люди на этих ролях, и запишите эту сумму в фонд оплаты труда. В примере выше ФОТ 300 000 ₽ уже включает 150 000 ₽ зарплаты собственника — именно поэтому прибыль 200 000 ₽ честная.
Уберите её — и прибыль на бумаге станет 350 000 ₽. Соблазн велик, но такой бизнес не продаётся, не масштабируется и не переживает найм заместителя: как только вы выходите из операционки, прибыль исчезает вместе с бесплатным трудом. Прибыль без зарплаты собственника всегда завышена ровно на её размер.
Авансы и незакрытые проекты
Аванс — это чужие деньги на вашем счёте. В отчёте о движении денег он поступление, в отчёте о прибылях — не выручка, в балансе — обязательство. Признавать выручку нужно по мере выполнения: приняли 900 000 ₽ авансов, сдали работ на 150 000 ₽ — значит 150 000 ₽ идут в выручку, а 750 000 ₽ висят в долгах.
Для длинных проектов считайте процент готовности и признавайте выручку и расходы пропорционально. Ведите реестр незакрытых сделок: сумма договора, аванс, себестоимость, срок сдачи. Один брошенный проект с потраченным авансом съедает квартальную прибыль незаметно.
Учёт показывает, сколько можно платить за клиента
Когда цифры видно, маркетинг перестаёт быть статьёй веры. Вернёмся к примеру: маржа с договора 36 000 ₽, постоянные расходы без рекламы 400 000 ₽. При 20 договорах в месяц маржинальная прибыль 720 000 ₽, значит бизнес выходит в ноль, если на привлечение уходит 320 000 ₽ — по 16 000 ₽ на договор. Это потолок, за которым работа идёт впустую. Рабочий ориентир — половина, 8 000 ₽.
Фактически потрачено 120 000 ₽, получено 60 заявок и 20 договоров: заявка обошлась в 2 000 ₽, договор — в 6 000 ₽ при конверсии 33%. Запас до рабочего ориентира двукратный, до потолка — почти трёхкратный. Это и есть основание для решения увеличить бюджет, а не «кажется, реклама работает». И наоборот: если заявка стоит дороже 5 300 ₽, договор упирается в 16 000 ₽ и канал уходит в минус.
Дальше вопрос только в источнике заявок. Генерация целевых клиентов строится на легальных инструментах — Яндекс.Директ и РСЯ, Яндекс.Бизнес и карты, 2ГИС, VK Реклама, гео и ретаргетинг, квизы и посадочные с коллтрекингом. Ключевой приём — перехват клиента в момент выбора, когда он уже сравнивает подрядчиков и готов говорить о деталях. Такая заявка укладывается в экономику, которую вы только что посчитали.
Собственнику с работающим учётом легко проверить любого подрядчика: он знает предельную цену заявки и договора. В студии N3MIROFF мы работаем именно в этой логике — готовые заявки для бизнеса и лиды с оплатой за результат, а не трафик и клики. Пришлите свои цифры по среднему чеку и марже — посчитаем допустимую стоимость заявки для вашей ниши и покажем, сколько обращений реально забрать в вашем городе.
Посчитаем экономику заявки для вашей ниши
Оставьте средний чек и маржинальность — вернёмся с расчётом предельной стоимости заявки и договора и оценкой спроса в вашем городе.
Частые вопросы
Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского?
Бухгалтерский ведётся по правилам государства и нужен для налогов и проверок. Управленческий вы делаете для себя, в удобной детализации и в своей логике: он показывает, зарабатываете ли вы, хватит ли денег и чем владеет компания. Один другого не заменяет.
В чём вести учёт, если бюджета на систему нет?
Достаточно обычной таблицы: три листа под три отчёта и справочник статей доходов и расходов на 20–30 строк. Дорогой сервис не создаёт дисциплину, а без дисциплины не работает ни одна система. Переходить на софт есть смысл, когда операций становится больше сотни в месяц.
Как может быть прибыль при пустом счёте?
Прибыль считается по закрытым работам, деньги — по факту оплаты. В примере из статьи выручка месяца 1 200 000 ₽ и прибыль 200 000 ₽, а поступило только 700 000 ₽ при платежах на 1 000 000 ₽, поэтому денежный поток минус 300 000 ₽. Разница лежит в дебиторке.
Нужно ли учитывать свою зарплату, если я не забираю деньги?
Да. Если ваш труд не оценён в расходах, прибыль завышена ровно на рыночную стоимость этой работы. В примере зарплата собственника 150 000 ₽ входит в ФОТ, без неё прибыль выглядела бы как 350 000 ₽ вместо 200 000 ₽, и решения принимались бы по ложной цифре.
Как учёт помогает планировать рекламу?
Он даёт предельную стоимость клиента. При марже 36 000 ₽ с договора и постоянных расходах 400 000 ₽ бизнес выходит в ноль при затратах 16 000 ₽ на договор, рабочий ориентир — 8 000 ₽. При конверсии заявки в договор 33% допустимая цена заявки около 2 600 ₽, и любой канал проверяется этой цифрой.
Заявки, которые укладываются в вашу экономику
N3MIROFF приводит готовые обращения от клиентов в момент выбора подрядчика. Оплата за результат, прозрачная стоимость заявки и договора — цифры, которые вы сможете сверить со своим управленческим учётом.
Получить целевые заявки → Telegram