Акт выполненных работ по маркетингу: 5 приложений

Акт выполненных работ по маркетингу без приложений не подтверждает практически ничего: строка «оказаны услуги по продвижению на сумму 90 000 ₽» не описывает ни объём, ни результат. Рабочий комплект - это акт плюс 5 приложений, а на мотивированный отказ от подписания договором обычно отводится 3-5 рабочих дней, после которых работы часто считаются принятыми автоматически.

Разберём состав комплекта, порядок отказа и ловушки, из-за которых заказчик подписывает то, что проверить не смог.

I. Что такое акт и зачем приложения

Акт фиксирует, что услуги оказаны и приняты. Проблема маркетинговых услуг в том, что их результат нематериален: невозможно потрогать 12 креативов и 3 настроенные кампании. Поэтому доказательная часть выносится в приложения, которые и составляют реальную ценность документа.

Практическая польза приложений двойная. Во-первых, они дают основание для оценки работы. Во-вторых, при смене подрядчика комплект актов за год превращается в историю проекта, по которой новая команда за 2-3 часа понимает, что уже делалось.

II. 5 приложений к акту

1. Отчёт по показателям за период. Расход, обращения, доля целевых, стоимость целевого обращения, динамика к прошлому месяцу.
2. Реестр переданных обращений. Дата, время, источник, канал, отметка о зачёте и причина незачёта по спорным.
3. Перечень выполненных работ. Что именно сделано: количество кампаний, объявлений, креативов, страниц, правок.
4. Материалы и исходники. Ссылки на созданные креативы, тексты, макеты либо сами файлы.
5. Расшифровка расхода. Разбивка суммы по кампаниям и каналам, сверяемая с рекламным кабинетом.

III. Что должно быть в самом акте

IV. Как оформить мотивированный отказ

Мотивированный отказ - это не молчание и не устный разговор, а письменный документ, направленный в согласованный договором срок, обычно 3-5 рабочих дней. В нём указывают конкретные претензии со ссылками на пункты договора и на строки приложений.

1. Проверьте реестр обращений и отметьте спорные строки с указанием причины: дубль, нецелевое гео, спам, не тот профиль клиента.
2. Сверьте расход в расшифровке с данными рекламного кабинета - расхождение больше 3-5% требует объяснения.
3. Сопоставьте перечень работ с тем, что предусмотрено договором и планом на период.
4. Посчитайте сумму, с которой вы не согласны, отдельной строкой - это ускоряет разрешение спора.
5. Направьте отказ письменно тем способом, который предусмотрен договором, и сохраните подтверждение отправки.
6. Предложите порядок урегулирования: перерасчёт, отработка в следующем периоде или корректировка акта.

Пример на условных числах. В реестре 140 обращений по 1 200 ₽ на сумму 168 000 ₽. Проверка выявила 22 дубля и 9 обращений из региона, где вы не работаете. Спорная сумма - 31 × 1 200 = 37 200 ₽. Именно эту цифру и указывают в отказе, а не отказываются от акта целиком: частичное согласие ускоряет расчёты по бесспорной части.

Выстройте проверку как регламент, а не как разовое усилие. Рабочая схема занимает 40-60 минут: 15 минут на выгрузку обращений из CRM за период и сопоставление с реестром, 15 минут на прослушку 10-15 спорных звонков, 10 минут на сверку расхода с кабинетом, 10 минут на сопоставление перечня работ с планом и 10 минут на оформление позиции. Назначьте ответственного и поставьте задачу в календарь на конкретный день месяца.

Отдельно стоит договориться о формате реестра. Удобный вариант - таблица, а не документ: дата, время, номер обращения без персональных данных в открытом виде, источник, канал, отметка о зачёте, комментарий. Такой файл открывается рядом с выгрузкой из CRM, и сверка 150 строк занимает минуты вместо получаса ручного сопоставления.

V. 6 ловушек приёмки

• Акт приходит в последний день срока. На проверку остаётся несколько часов. Лечится пунктом договора о сроке направления акта - обычно до 5-10 рабочих дней после окончания месяца.
• Молчание приравнено к приёмке. Стандартная конструкция, но её нужно видеть заранее и выстроить процесс проверки под срок.
• Приложения без реестра обращений. Проверить нечего, остаётся верить на слово.
• Сумма без расчёта. Невозможно понять, за что именно платите и как пересчитать при спорных позициях.
• Отказ без конкретики. Формулировка «работы выполнены некачественно» без ссылок на строки обычно не признаётся мотивированным отказом.
• Переписка в мессенджере вместо документов. Способ обмена документами должен соответствовать тому, что указан в договоре.

VI. Когда это нужно вам

Требовать полный комплект приложений разумно при суммах от 50 000 ₽ в месяц. Проверка комплекта занимает 40-60 минут ежемесячно, и при потоке 100-150 обращений эта процедура регулярно возвращает в бюджет 20-40 тысяч рублей за счёт исключения незачётных позиций.

Чтобы отметки в реестре не превращались в спор, критерии должны быть согласованы заранее. Опишите письменно, что для вас валидная заявка, и закрепите процедуру, по которой ведётся оценка качества лидов - кто и в какой срок слушает звонки и размечает обращения.

Когда предметом договора являются сами обращения, приёмка упрощается до сверки реестра. Именно так устроена работа по модели лидов с оплатой за результат: акт становится приложением к списку переданных заявок, а не документом о неопределённых услугах.

VII. Короткий итог

Рабочий комплект - акт и 5 приложений: отчёт по показателям, реестр обращений, перечень работ, материалы и расшифровка расхода. В самом акте должны быть период, объём в измеримых единицах и расчёт суммы. Мотивированный отказ оформляется письменно в срок 3-5 рабочих дней, с конкретными строками и отдельно посчитанной спорной суммой. Проверка занимает около часа в месяц и обычно окупается.

Хотите приёмку, где всё проверяется по реестру?

Передаём обращения списком с источником и временем - сверка занимает минуты, а не часы.

Получить расчёт заявок →

Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку данных для ответа на заявку.

Частые вопросы