Отчёт по лидам: 9 полей, которые обязан дать подрядчик

Реестр заявок - это приложение к акту, где каждое обращение расписано по 9 полям: номер, дата и время, канал, контакт, город, суть запроса, статус приёмки, основание отказа и ссылка на запись разговора. Без этих полей акт на 80 заявок по 3000 ₽ превращается в одну строку «услуги оказаны на 240 000 ₽», которую невозможно ни проверить, ни оспорить, ни защитить при налоговой проверке.

I. Короткий ответ: что такое реестр заявок

Реестр - это таблица, где строка равна одному переданному обращению. Он выполняет три функции сразу: подтверждает объём для бухгалтерии, служит основанием для приёмки и становится доказательством в споре. Все три функции ломаются, если реестр приходит в виде скриншота переписки или списка телефонов без контекста.

Важно различать два документа. Отчёт о работе (сколько потрачено на рекламу, какие площадки, какая динамика) - это информация для вас, и он необязателен. Реестр обращений - это первичка, привязанная к деньгам, и он обязателен всегда. Смешивать их в одном файле удобно, но подписывать актом надо именно реестр.

II. Девять обязательных полей

Девять полей - это минимум, который закрывает почти все конфликты. Три из них покупатели обычно забывают потребовать, и потом жалеют. Поле с уникальным ID - без него нельзя доказать, что заявка №47 в акте и заявка в CRM это одно и то же обращение. Поле с основанием отказа - без него отказ невозможно назвать мотивированным, а значит, подрядчик вправе его не принять. Поле со ссылкой на запись - без него любой спор превращается в обмен мнениями.

III. Формат и срок выгрузки

• Формат. Таблица в XLSX или CSV, одна строка - одно обращение. PDF-отчёт годится как приложение для красоты, но проверять по нему дубли неудобно, а фильтровать невозможно.
• Периодичность. Реестр раз в расчётный период плюс передача обращений в моменте. Идеально - выгрузка доступна в любой день, а не только к акту.
• Срок передачи. Не позднее 2 рабочих дней после окончания расчётного периода, иначе окно приёмки съедается ожиданием файла.
• Хранение записей. Ссылки на звонки должны жить минимум 90 дней, лучше 180 - споры иногда всплывают при сверке за квартал.
• Кодировка и разделители. Мелочь, которая стоит часа работы: просите UTF-8 и явно оговаривайте разделитель для CSV.
• Неизменяемость. Файл за закрытый период не должен редактироваться задним числом - фиксируйте это отдельным пунктом.

Отдельно про интеграцию. Самый удобный вариант - когда обращения падают напрямую в вашу CRM через вебхук, а реестр к акту формируется выгрузкой из неё же. Тогда спор о том, была ли заявка передана, исчезает: есть отметка времени в системе, которую вы контролируете. Это стоит подрядчику 2-4 часа настройки и экономит обеим сторонам десятки часов сверок за год.

IV. Как проверять отчёт за 15 минут

1. Отсортируйте по полю с контактом и найдите повторы - дубли внутри периода и пересечения с прошлым месяцем.
2. Проверьте распределение по времени: если 40% обращений пришло между 23:00 и 6:00, это повод посмотреть на источники внимательнее.
3. Сверьте количество строк в реестре с количеством в акте - расхождение даже в одну заявку означает, что документы собирались вручную и небрежно.
4. Выборочно откройте 5-7 записей разговоров, включая одну отклонённую вами: слышно ли, что клиент реально обращался по вашей теме.
5. Проверьте поле города по спорным строкам - совпадает ли регион с оговорённой зоной.
6. Сверьте суммы: количество принятых обращений, умноженное на цену, должно точно сходиться с суммой акта до копейки.

Пятнадцати минут на 80-100 строк хватает, если реестр приходит в нормальном формате. Если проверка занимает полдня, проблема не в вашей дотошности, а в структуре отчёта - её нужно менять. Критерии, по которым обращение попадает в статус «принято», лучше зафиксировать заранее; готовый разбор есть в материале про валидную заявку.

V. Формулировки для договора

Фраза про необязательность оплаты не включённых в реестр обращений важнее, чем кажется. Она закрывает схему, при которой заявки передаются в мессенджере поштучно, а в конце месяца появляется акт с числом, которое вы не можете проверить. Реестр становится единственным источником истины, и это выгодно обеим сторонам.

Вторая формулировка - про доступ к первичным данным: «Заказчик вправе запросить лог отправки формы или детализацию звонка по любому обращению в течение 30 дней с даты передачи». Она нужна редко, но именно в тех случаях, когда речь идёт о крупных суммах и подозрении на генерацию заявок вручную.

VI. Где подвох в отчётности

Второй подвох - отчёт, где статус приёмки проставляет сам подрядчик. Формально это удобно, фактически - конфликт интересов. Статус должны проставлять вы, а исполнитель лишь передаёт строки со статусом «на рассмотрении». Если файл приходит уже с проставленными «принято» по всем строкам, вы подписываете чужое решение о своих деньгах.

Третий - подмена реестра сводкой. Вместо таблицы приходит документ вида «за сентябрь передано 84 обращения, конверсия 12%, средняя стоимость 3000 ₽». Это не отчёт, а презентация: цифры красивые, проверить нечего. Требуйте построчную выгрузку, сводку принимайте как дополнение.

Четвёртый, самый тонкий - реестр без времени передачи, только с датой. Тогда невозможно посчитать, сколько ваши менеджеры думали перед звонком, и любой разговор о низкой конверсии упирается в отсутствие данных. Скорость реакции обычно объясняет больше расхождений в результатах, чем качество самих обращений, и это подробнее разобрано в материале про оценку качества лидов.

VII. Когда это нужно вам

Жёсткие требования к отчётности критичны в трёх случаях. Первый - вы платите по факту принятых обращений, и реестр напрямую определяет сумму счёта. Второй - у вас несколько подрядчиков одновременно, и без сквозных ID вы не отличите, кто привёл клиента, а споры о пересечениях начнутся на второй месяц. Третий - вы работаете с бюджетом от 200 000 ₽ в месяц, где даже 5% спорных заявок это 10 000 ₽ ежемесячно.

Что сделать перед стартом: включить перечень девяти полей в приложение к договору, оговорить формат XLSX и срок передачи в 2 рабочих дня, зафиксировать хранение записей 90 дней и договориться, что статус приёмки проставляете вы. Это пять пунктов, которые занимают полстраницы текста и снимают большинство будущих конфликтов.

И общий принцип: отчётность нужна не для контроля ради контроля, а чтобы разговор о результате шёл на цифрах. Когда обе стороны смотрят в один файл, спор превращается в разбор конкретных строк и решается за час. Именно так устроена работа по модели лидов с оплатой за результат - реестр там не формальность, а основание для расчётов.

Хотите отчётность, по которой можно проверить каждый рубль?

Передаём построчный реестр обращений с записями разговоров - приёмка занимает 15 минут, а не полдня сверок.

Получить расчёт заявок →

Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку данных для ответа на заявку.

Частые вопросы